Paket 1
Mail-Pilot
Ein Postfach, ein eigener Server, ein klarer 30-Tage-Test mit Dashboard und Antwortentwürfen.
990 € Einrichtung + 390 €/Monat
VVVelo Verwaltung
Für Hausverwaltungen
Das private Verwaltungs-Dashboard, das mit E-Mails beginnt.
Velo Verwaltung bündelt eingehende Mieter-, Eigentümer- und Dienstleistermails in einem eigenen Dashboard. Hermes priorisiert, kategorisiert, sucht passende Objektinformationen und erstellt Antwortentwürfe, bevor Ihr Team freigibt. Danach wird das System Schritt für Schritt erweitert: erst wenn ein Modul stabil läuft, kommt das nächste dazu.
Was kostet Velo Verwaltung?
Drei Pakete mit transparenten Preisen (zzgl. USt). Sie zahlen einmalig die Einrichtung und monatlich Betrieb, Wartung, Mentoring und kontrollierte Verbesserung. Jedes weitere Postfach + 150 €/Monat.
Paket 2
Team-Dashboard
Mehrere Postfächer, Objektbezug, Rollen, Aufgabenstatus und Monatsreport für kleine Teams.
2.900 € Einrichtung + 690 €/Monat
Paket 3
Prozess-Ausbau
Die Grundlage für Nextcloud, Matrix, Handwerker-Routing und weitere Module nach dem Mail-Start.
4.900 € Einrichtung + 890 €/Monat
Warum geht in Hausverwaltungen so viel Zeit im Postfach verloren?
Das normale Postfach zeigt Nachrichten. Velo Verwaltung zeigt Entscheidungen: Was ist dringend, worum geht es, welches Objekt ist betroffen und was ist der nächste Schritt?
Problem 1
Alles landet im gleichen Postfach
Schadenmeldungen, Beschwerden, Abrechnungsfragen und Dienstleistermails konkurrieren um Aufmerksamkeit.
Problem 2
Objektwissen ist verstreut
Hausordnungen, Protokolle, Beschlüsse, Ansprechpartner und Vorlagen liegen an verschiedenen Orten.
Problem 3
KI darf nicht blind versenden
Der Agent arbeitet vorbereitend. Ihr Team prüft Antwortentwürfe und bleibt für die Außenkommunikation verantwortlich.
Der Arbeitsfluss
Von der eingehenden Mail bis zur freigegebenen Antwort bleibt jeder Schritt sichtbar und kontrollierbar.
E-Mail wird eingelesen
Ein oder mehrere Postfächer werden ins Dashboard gespiegelt.
Priorität wird erkannt
Notfall, Frist, Beschwerde, Standardfall oder normale Anfrage.
Objektwissen wird gesucht
RAG findet passende Dokumente, Vorlagen und interne Regeln.
Entwurf entsteht
Hermes erstellt Zusammenfassung, Aufgabe und Antwortvorschlag.
Team gibt frei
Bearbeiten, freigeben, zurückstellen oder intern eskalieren.
Erst ein Modul, dann das nächste
Das Dashboard kann später deutlich mehr als E-Mails. Der Ausbau passiert aber kontrolliert: ein Bereich wird sauber eingeführt, getestet und stabilisiert, bevor der nächste Bereich dazukommt.
E-Mail-Inbox
Priorisieren, kategorisieren, Objektbezug erkennen, Antwortentwürfe vorbereiten.
Vorgänge & CRM
Kontakte, Eigentümer, Mieter, Objekte, Historie und offene Aufgaben verbinden.
Website-Anfragen
Formulare, Rückfragen, Dokumentenuploads und neue Anliegen direkt ins Dashboard leiten.
Handwerker-Routing
Anfragen vorbereiten, passende Dienstleister vorschlagen, Rückmeldungen nachhalten.
Telefon & weitere Prozesse
Telefonnotizen, Kalender, Nextcloud, Matrix, interne Freigaben und wiederkehrende Abläufe einbinden.
Die Demo ist eine eigene Seite
Die Landingpage erklärt das Angebot. Die Demo zeigt danach separat, wie das Dashboard im Alltag wirkt.
Vergleich mit typischen Alternativen
Velo Verwaltung soll nicht mit allgemeinen Support-Tools über Feature-Masse konkurrieren, sondern über Datenschutz, Branchenfokus und einen sichtbaren Verwaltungsarbeitsplatz, der Schritt für Schritt wächst.
| Alternative | Was sie gut kann | Problem für Hausverwaltungen | Unser Vorteil |
|---|---|---|---|
| Intercom / Zendesk AI | Stark für klassischen Kundensupport, Tickets, Chat und Helpcenter. | Cloud-SaaS-Logik, nicht auf WEG-Objekte, Verwaltungsdokumente und Freigabeprozesse zugeschnitten. | Private Kundeninstanz, Objektbezug, E-Mail-Triage und Antwortfreigabe für Verwaltungsteams. |
| Microsoft Copilot Studio | Gute Microsoft-365-Integration und flexibler Agentenbaukasten. | Lizenz-/Cloud-Komplexität, keine einfache Story “eigener Server inklusive”. | Eigener Kunden-VPS, klar begrenztes Branchenpaket und keine US-LLM-API als Standard. |
| Salesforce Agentforce | Stark in CRM, Enterprise-Prozessen und großen Organisationen. | Für kleine und mittlere Verwaltungen oft zu groß, zu breit und zu schwer einzuführen. | Kleiner Einstieg: ein Postfach, ein Dashboard, ein klarer Pilotmonat. |
| No-Code-Agenten | Schnell, flexibel, viele Integrationen. | Generisch, häufig ohne branchenspezifisches Dashboard, Datenschutzkonzept und kontrollierten Betrieb. | Fertiger Verwaltungsworkflow mit Postfach, RAG, Quellen und Freigabe. |
| Manuelle Postfachregeln | Günstig und schnell eingerichtet. | Keine Dokumentensuche, keine Zusammenfassungen, keine Antwortentwürfe, keine Lernschleife. | Priorisierung plus Wissenssuche plus vorbereitete Kommunikation. |
Technik, die Vertrauen schafft
Die technische Story muss kurz bleiben: eigener Kundenserver, getrennte Daten, eigene LLM-Infrastruktur, Freigabe statt Blackbox.
Private Instanz
IONOS VPS pro Kunde
Dashboard, Postgres/RAG, Dokumentenindex und Kundendaten laufen auf einer getrennten Kundeninstanz.
KI-Verarbeitung
Eigener LLM-Server
Ein leistungsfähiges Open-Weight-Modell (z. B. Gemma 3, Qwen oder Llama) läuft auf eigener Infrastruktur. Keine Standardverarbeitung über US-LLM-APIs.
Wissen
Postgres + Markdown
Postgres liefert RAG und Metadaten. Markdown/Obsidian hält Vorlagen, Regeln und Prozesswissen lesbar.
Häufige Fragen von Hausverwaltungen
Kurze, ehrliche Antworten auf die Fragen, die im Erstgespräch am häufigsten kommen.
Was kostet Velo Verwaltung?
Es gibt drei Pakete (Preise zzgl. USt): Mail-Pilot 990 € Einrichtung + 390 €/Monat, Team-Dashboard 2.900 € + 690 €/Monat, Prozess-Ausbau 4.900 € + 890 €/Monat. Jedes weitere Postfach kostet + 150 €/Monat.
Ist die KI-Datenverarbeitung DSGVO-konform und auf deutschen Servern?
Ja. Jede Hausverwaltung erhält einen eigenen IONOS-VPS in Deutschland mit eigenem LLM-Server und Mandantentrennung. Es gibt keine US-LLM-API als Standardverarbeitung, die Daten bleiben in Ihrer Instanz.
Versendet die KI selbstständig E-Mails?
Nein. Die KI arbeitet ausschließlich vorbereitend: priorisieren, Objektbezug erkennen, Dokumente finden und Antwortentwürfe erstellen. Ihr Team gibt jede Außenkommunikation frei und bleibt verantwortlich.
Wie läuft der 30-Tage-Pilot ab?
Der Pilot startet mit einem Postfach, echten Beispieldokumenten und einem klar begrenzten Freigabe-Workflow. Nach 30 Tagen sehen Sie an echten Arbeitsfällen, ob die Inbox spürbar Entlastung bringt.
Wie viel Zeit spart ein KI-Dashboard im Postfach wirklich?
Die Entlastung entsteht vor allem beim Priorisieren, beim Suchen des Objektwissens und beim Vorbereiten von Antworten. Wie viel es konkret ist, hängt vom Mailaufkommen ab — genau das misst der Pilotmonat.
Kann die KI auch Schadensmeldungen und Handwerker-Anfragen bearbeiten?
Ja. Schadensmeldungen werden priorisiert und vorbereitet. Das automatische Handwerker-Routing (Dienstleister vorschlagen, Rückmeldungen nachhalten) kommt als eigenes Modul, sobald der Mailprozess stabil läuft.
Muss ich meine bestehende Verwaltungssoftware wechseln?
Nein. Velo Verwaltung setzt beim Postfach an und ergänzt Ihren Arbeitsalltag. Weitere Module wie Vorgänge/CRM, Nextcloud oder Matrix kommen erst nach stabilem Mailbetrieb dazu.
Wie schnell ist die Einrichtung?
Der Einstieg ist bewusst klein: ein Postfach, ein Server, ein Dashboard. Die technische Einrichtung ist im Setup-Preis enthalten und für den Pilotmonat vorbereitet.
Pilot-Monat für Ihre Hausverwaltung anfragen
Wir starten mit einem Postfach, echten Beispieldokumenten und einem klar begrenzten Freigabe-Workflow. Nach 30 Tagen sehen Sie, ob die Inbox wirklich Entlastung bringt.